Fiscara: Jeder Beleg gescannt, nummeriert, archiviert
Fiscara ist unser neues Produkt: ein digitales Belegarchiv fürs iPhone. Es scannt jeden Geschäftsbeleg, nummeriert ihn lückenlos und legt ihn GoBD-konform ab – digital und auf dem Papier.
Belege sammeln sich schneller, als man sie ablegt: Der Kassenbon steckt in der Jackentasche, die Tankquittung liegt im Handschuhfach, die Hotelrechnung verschwindet im E-Mail-Postfach und der Bewirtungsbeleg bleibt zwischen zwei Terminen liegen. Spätestens bei der Buchhaltung fehlt dann ein wichtiger Nachweis – und damit möglicherweise eine absetzbare Betriebsausgabe.
Genau dieses Problem möchten wir mit unserem neuen eigenen Produkt lösen: Fiscara. Die Beleg-App wurde dafür entwickelt, Geschäftsbelege direkt mit dem iPhone zu scannen, automatisch auszulesen und übersichtlich zu archivieren. So entsteht aus einzelnen Papierbelegen eine strukturierte digitale Belegverwaltung, die Selbstständige, Unternehmen und Teams im Arbeitsalltag entlastet.
Geschäftsbelege scannen und automatisch auslesen
Der Ablauf in Fiscara ist bewusst kurz gehalten: Ihr fotografiert einen Beleg mit dem iPhone, die App erkennt wichtige Informationen wie Betrag, Datum und Händler und ordnet den Beleg entsprechend ein. Aus einem zerknitterten Kassenbon wird so innerhalb weniger Sekunden ein strukturierter digitaler Datensatz.
Fiscara unterstützt unterschiedliche Arten von Geschäftsbelegen, darunter Kassenbons, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Bahntickets, Rechnungen für Büromaterial, Handwerkerrechnungen und Bewirtungsbelege. Die erkannten Daten können vor dem Speichern kontrolliert und bei Bedarf ergänzt werden. Das mühsame Übertragen jeder einzelnen Zahl entfällt.
Gerade bei abgegriffenen, zerknitterten oder schlecht gedruckten Belegen zeigt sich der Unterschied zwischen einem einfachen Foto und einer intelligenten Belegerkennung. Fiscara ist darauf ausgelegt, auch schwer lesbare Belege möglichst zuverlässig zu erfassen und für die weitere Verarbeitung aufzubereiten.
Geschäftsbelege lückenlos nummerieren
Eine digitale Belegverwaltung besteht nicht nur aus einem Ordner voller Fotos. Entscheidend ist, dass jeder Beleg eindeutig zugeordnet und später nachvollzogen werden kann. Deshalb erhält jeder in Fiscara gespeicherte Beleg eine fortlaufende, eindeutige Nummer, zum Beispiel PB-2026-0142.
Durch diese Nummerierung lassen sich Belege leichter sortieren, wiederfinden und auf Vollständigkeit prüfen. Fehlende Nummern oder doppelte Einträge fallen schneller auf. Das erleichtert nicht nur die eigene Organisation, sondern auch die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder der Steuerkanzlei.
Papierbelege und digitales Belegarchiv verbinden
Die Belegnummer existiert nicht nur innerhalb der App. Fiscara kann zu jedem Beleg ein QR-Etikett erzeugen, das auf den jeweiligen Papierbeleg geklebt wird. Dadurch wird das physische Original eindeutig mit dem digitalen Datensatz verbunden.
Wird der QR-Code später gescannt, öffnet sich direkt der passende Eintrag mit Informationen wie Betrag, Datum, Händler und Anlass. Gleichzeitig bleibt auch im digitalen Archiv nachvollziehbar, zu welchem Papierbeleg der Eintrag gehört.
Für den Ausdruck der Etiketten arbeitet Fiscara mit Brother-Etikettendruckern zusammen. So lässt sich im Büro eine feste Beleg-Station einrichten, an der Belege unmittelbar nach dem Erhalt gescannt, nummeriert und abgelegt werden können.
Damit verbindet Fiscara die Vorteile eines digitalen Belegarchivs mit der Sicherheit, das Papieroriginal weiterhin eindeutig zuordnen und auffinden zu können.
Belege mit Kontoumsätzen abgleichen
Erfasste Geschäftsbelege können mit den zugehörigen Kontoumsätzen abgeglichen werden. Dadurch seht ihr auf einen Blick, welcher Beleg zu welcher Zahlung gehört und bei welcher Ausgabe möglicherweise noch ein Nachweis fehlt.
Gerade bei vielen monatlichen Transaktionen sorgt dieser Abgleich für mehr Übersicht. Statt erst am Monats- oder Quartalsende nach fehlenden Belegen zu suchen, könnt ihr laufend kontrollieren, ob eure Dokumentation vollständig ist. Rückfragen bei der Übergabe an die Steuerkanzlei lassen sich dadurch reduzieren.
Bewirtungsbelege digital erfassen
Bewirtungsbelege verursachen häufig zusätzlichen Aufwand, weil neben den Angaben des Restaurants weitere Informationen ergänzt werden müssen. Dazu gehören unter anderem der geschäftliche Anlass, die bewirteten Personen und die Unterschrift.
Fiscara führt euch Schritt für Schritt durch die erforderlichen Angaben und zeigt, welche Informationen noch fehlen. Kontakte und wiederkehrende Bewirtungsanlässe können gespeichert und bei späteren Belegen erneut ausgewählt werden. So lassen sich Bewirtungsbelege schneller vervollständigen und übersichtlich digital dokumentieren.
Eine vollständige Dokumentation ist besonders wichtig, weil fehlende oder unleserliche Angaben die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten gefährden können. Fiscara unterstützt dabei, die relevanten Informationen direkt nach dem Restaurantbesuch zu erfassen, statt sie erst Wochen später rekonstruieren zu müssen.
Unterstützung bei einer GoBD-konformen Belegablage
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, stellen Anforderungen an die nachvollziehbare und geordnete Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Fiscara wurde entwickelt, um Unternehmen und Selbstständige bei einer strukturierten und nachvollziehbaren Belegablage zu unterstützen. Belege werden mit den zugehörigen Informationen erfasst, eindeutig nummeriert und für die weitere Verarbeitung archiviert.
Zusätzlich kann Fiscara auf Grundlage der verwendeten Abläufe eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt, wie Belege innerhalb des Systems erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Dadurch wird aus einzelnen Scanvorgängen ein dokumentierter Prozess, der bei der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und der Steuerkanzlei unterstützt.
Lokale Texterkennung und Datenschutz
Geschäftliche Belege enthalten sensible Informationen. Deshalb bietet Fiscara unterschiedliche Möglichkeiten für die Verarbeitung der Belegdaten.
Wer keine cloudbasierte KI verwenden möchte, kann die Texterkennung vollständig lokal auf dem iPhone ausführen lassen. In diesem Fall werden die Belege direkt auf dem Gerät verarbeitet. Nutzer können dadurch selbst entscheiden, welche Form der Belegerkennung zu ihren Datenschutzanforderungen passt.
Datenschutz ist bei Fiscara damit nicht nur ein allgemeines Versprechen, sondern Bestandteil der technischen Einstellungen. Warum wir lokale KI-Verarbeitung und On-Device-AI für viele Anwendungsfälle wichtig finden, haben wir bereits in unserem Beitrag zu On-Device-AI statt Cloud ausführlicher beschrieben.
Digitale Belegverwaltung für Selbstständige und Teams
Fiscara richtet sich sowohl an einzelne Selbstständige als auch an Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Im Einzelaccount verwaltet eine Person ihre eigenen Geschäftsbelege. In einem Firmenaccount können mehrere Nutzer Belege einreichen und gemeinsam in einer zentralen Belegverwaltung arbeiten.
Dadurch müssen Belege am Monatsende nicht mehr aus unterschiedlichen E-Mail-Postfächern, Schubladen oder Chatverläufen zusammengesucht werden. Stattdessen entsteht ein gebündelter Datenbestand, der gesammelt für die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei exportiert werden kann.
Größere Organisationen erhalten im Enterprise-Plan zusätzliche Nutzerplätze und ein Web-Dashboard. Der grundlegende Ablauf bleibt dabei derselbe: Belege werden gescannt, ausgelesen, geprüft, nummeriert und zentral verwaltet.
Was Fiscara kostet
Fiscara lässt sich kostenlos ausprobieren und bietet unterschiedliche Tarife für verschiedene Anforderungen:
- Free: bis zu 3 Belege pro Monat.
- Essential: 4,99 €/Monat für bis zu 15 Belege.
- Pro: 12,99 €/Monat für unbegrenzte Belege inklusive Kontoabgleich.
- Business: 19,99 €/Monat für Teams mit mehreren Nutzern.
- Enterprise: individuelles Angebot mit unbegrenzten Sitzen und Web-Dashboard.
Warum wir Fiscara selbst entwickeln
Fiscara ist für uns kein kleines Nebenprojekt, sondern eines unserer eigenen Produkte. Wir entwickeln und betreiben die App selbst und beschäftigen uns dabei unter anderem mit Erkennungsqualität, Datenschutz, digitaler Belegverwaltung und den Anforderungen an eine nachvollziehbare Dokumentation.
Gerade bei Finanz- und Steuerdaten sind diese Themen keine optionalen Extras, sondern wichtige Grundlagen. Weil die gesamte Entwicklung bei uns liegt, behalten wir die Kontrolle über den Datenfluss und können Fiscara dort weiterentwickeln, wo im Arbeitsalltag unserer Nutzer tatsächlich Probleme entstehen.
Damit zeigt Fiscara zugleich, wie wir auch Kundenprojekte angehen: Wir analysieren einen konkreten, wiederkehrenden Prozess und entwickeln daraus eine digitale Lösung, die Arbeitsschritte reduziert und Informationen besser strukturiert.
Belege digitalisieren statt später danach suchen
Unser Ziel mit Fiscara ist einfach: Jeder Geschäftsbeleg soll nur einmal in die Hand genommen werden müssen. Direkt nach dem Erhalt wird er gescannt, digital erfasst und eindeutig abgelegt. So entsteht im Laufe des Monats automatisch ein vollständigeres und übersichtlicheres Belegarchiv.
Die App kann kostenlos ausprobiert werden. Weitere Informationen zur digitalen Belegverwaltung, den Funktionen und den verfügbaren Tarifen findet ihr direkt bei Fiscara.
